Ati dorit sa imbunatatiti ceva in cadrul sistemului de management pe care il coordonati? Ati vrut sa faceti acea schimbare care sa va faca sa fiti fericiti? Sa gasiti acel ceva care sa va faca sa spuneti: am reusit?
Imi imaginez ca oricine se confrunta cu etapele de elaborare, implementare, mentinere si imbunatatire continua a sistemelor de management ISO/OHSAS si-a pus macar o data o intrebare legata de cat de bun ori cat de util este sistemul pentru organizatie.
Am incercat sa pun cap la cap, folosind experienta de la cursuri si auditurile externe, o lista cu 10 aspecte care pot conduce la imbunatatiri substantiale ale eforturilor dumneavoastra.
1. Vocabularul utilizat in standard
Cat de bine este inteles si folosit ”jargonul” ISO? Unul dintre aspectele pe care le-am sesizat in randul participantilor la cursurile de instruire este lipsa unei intelegeri corecte sau o intelegere partiala a termenilor din standard. Definitiile, astfel cum sunt ele prezentate in standard, sunt prea putin intelese si conduc adesea la confuzii.
Si mai dificil este atunci cand discutiile se poarta intre managerii de sistem si colegii lor din organizatie (un caz particular si foarte interesant este discutia cu top managementul) ori cu auditorii externi, cazuri in care intelegerea aproximativa a jargonului duce la grave perturbari in implementarea cerintelor din standard si functionarea sistemului de management.
2. Cerintele din standard
Tot in cadrul cursurilor aud de la participanti numeroase interpretari pentru aceeasi cerinta din standard. Este adevarat ca standardul ne spune ce trebuie sa facem, nu si cum trebuie sa facem. Aceasta din urma este o intrebare pentru care fiecare organizatie, manager de sistem vine cu o reteta proprie. Totusi, exista anumite rigori, acei „trebuie”, pe care suntem obligati sa ii acceptam si indeplinim indiferent de intreprinderea noastra, atunci cand dorim conformitatea cu standardul.
Acest aspect, corelat cu urmatorul duc la surprize mari in elaborarea si implementarea sistemelor de management.
3. Schema de functionare a sistemului de management
De unde incepe si unde se termina sistemul de management. Un lucru aparent simplu, dar care poate sa duca la derapaje serioase in functionarea viitoare. Ce componente sunt activate in interiorul lui, in ce ordine? Cel mai adesea, neintelegerea schemei de functioare a sistemului de management duce la aproximari, enclavizare, uneori separarea totala a sistemului ISO de restul sistemului de management (al afacerii) al organizatiei.
Acest lucru este mai evident la sistemele de management de mediu si de sanatate si securitate ocupationala si mai putin la sistemele de management al calitatii (desi nici acestea nu sunt scutite de contaminare). Dar acest aspect nu face ravagii doar la nivel de granite dintre sistemele de management. Un efect nociv este descris prin complicarea exagerata a actiunilor descrise in sistem ori reducerea acestor actiuni la activitati in scurtcircuit, prea putine, puse intr-o ordine fara prea multa logica.
Imi aduc aminte de o patanie a unui auditat care mi-a declarat: „noi am optat pentru excludere la cerinta 4.4.6 din ISO 14001”.
4. Lucrul cu procedurile
Primul gest pe care au tendinta sa-l faca managerii de sistem este: „sa scriem o procedura”. „trebuie sa avem o procedura”. „sa avem multe proceduri”. Sistemul in viziunea acestora este o colectie de proceduri. Cat mai multe proceduri.
Ati evaluat vreodata de cate proceduri aveti nevoie in sistem, cate dintre acestea sunt utilizate de catre colegi, cate dintre ele genereaza efectele asteptate?
Imi aduc aminte de o companie la care am realizat, cu ceva ani in urma, un audit. Managerul de sistem m-a privit foarte serios si mi-a declarat: ‚noi avem 800 de proceduri”. Si eu l-am intrebat putin ingrijorat: „si cati angajati aveti in prezent?”.
Dar nu numai numarul procedurilor ii sperie pe angajati. I-ati dat unui angajat in mana o procedura si i-ati spus ca de maine trebuie sa o aplice. Care este reactia imediata a acestuia?
5. Lucrul cu inregistrarile
Este unul dintre cele mai sensibile aspecte ale sistemului de management. V-ati intrebat cate dintre inregistrarile pe care le realizati in cadrul sistemului sunt intr-adevar utile? Cate dintre acestea au relevanta pentru munca in sistem? Cat timp consuma aceasta activitate? Desigur ca inregistrarile sunt importante, dar intrebati-va: nu cumva ele sunt facute doar ca sa fie multumit auditorul?
(Continuarea articolului saptamana viitoare.)
Mihai Dogariu
Trainer si Auditor extern
pentru Sisteme de Management ISO/OHSAS
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu