joi, 20 octombrie 2011

Ti-ai facut temele? Maine este ziua de audit (I)

Pentru multe organizatii ziua auditului extern este una destul de frustranta. Este ziua “portilor deschise”. Ea este, de obicei, prefatata de pregatirea auditului.
Acesta etapa este una continua, de zi cu zi, de la un audit la urmatorul, pentru unele organizatii. Pentru altele, este o munca cu un maxim din partea managerului de sistem. Pentru acesta, maximul apare, de regula, cu o luna inainte de audit. Pentru ceilalti angajati ai organizatiei - cu o saptamina sau o zi inainte. Pentru alte organizatii este o chestiune pasata consultantilor externi.

Nu am sa discut de prima situatie, care reprezinta varianta ideala. Nici de ultima. Consultantul isi asuma intreaga responsabilitate pentru reusita operatiunii. Haideti sa discutam despre eforturile la care este supus un manager de sistem inainte de audit. Evident ca nu vorbesc despre o regula generala si ca am simplificat destul de mult cele prezentate, dar etapele prezentate mai jos sunt lucruri pe care managerii de sisteme le descriu adesea.

Prima etapa este “stergerea prafului”. Pentru ca standardul cere, iar auditorii verifica acest lucru, managerii de sisteme stiu ca documenele si inregistrarile de sistem sunt importante. Asa ca, inainte de audit, dosare intregi cu tot felul de proceduri, instructiuni si inregistrari sunt luate de la locul lor in care au stat ceva timp. Ele trebuie sa reinvie pentru momentul cel mai important din viata sistemului: auditul extern de conformitate ISO/OHSAS.

Un pas logic care urmeaza este “improspatarea”. Vechile documente trebuie sa arate ca traiesc si produc efecte. Modalitatile utilizate sunt, de regula, concentrate pe completarea formularelor, actualizarea datelor pe care le contin si a datei calendaristice. Aceasta etapa este una care consuma timp si genereaza frustare. De multe ori, in afara unui sistem informational bine controlat, managerii fac eforturi mari de a reconstitui activitati consumate de-a lungul timpului.

Etapa urmatoare: “alergarea”. Managerii de sistem stiu ca auditorii cauta inregistrarile, dar si documentele la fiecare departament in parte. Aceasta etapa este una care necesita eforturi fizice si psihice sustinute. Nu este suficient ca organizatia este mare, dar si convingerea colegilor necesita subtilitati de limbaj si atitudine. Daca si acest lucru este rezolvat, se merge mai departe.

Ce urmeaza? “Reconstituirea”. Odata puse bazele sistemului de management care functioneaza, acum ramane de rezolvat problema obiectivelor indeplinite. Aici lucrurile sunt mai sensibile pentru ca munca se consuma de regula cu top managementul sau pe langa acesta. Ideea este ca trebuie gasite toate piesele puzzle-ului, de la definirea obiectivelor si implementare la analiza si performanta.

Marea debarasare” sau marea curatenie. Aceasta etapa se consuma in doua faze separate. Prima este caracterizata printr-o curatenie fizica a spatiilor ce urmeaza a fi vizitate. Managerul de sistem se asigura ca drumul parcurs de auditori prin organizatie este impecabil, asa cum se vede prin reviste. Ceea ce nu este perfect intra in faza a doua de curatenie: sectoarele sensibile isi vor inceta activitatea pe toata perioada de realizare a auditului. Pentru acest pas exista intotdeauna un motiv foarte bine documentat.

Pasul urmator: “Recapitularea”. Auditorii externi lasa, de regula, dupa audit, cateva sarcini legate de corectarea ori imbunatatirea sistemului de management ISO/OHSAS. La auditul urmator, ei asteapta sa vada in ce masura organizatiile asigura conformitatea cu aceste cerinte. Managerii de sistem stiu ca acest lucru este important si ca trebuie sa faca ceva pentru a demonstra ca se conformeaza.

Ultimul pas. “Eliberarea”. Managerul de sistem se detaseaza complet de toate presiunile premergatoare auditului si se concentreaza pe partea formala a auditului, sala de intalnire, cuvintele de intampinare, zambete etc.

Mihai Dogariu
Trainer si Auditor extern
pentru Sisteme de Management ISO/OHSAS

miercuri, 12 octombrie 2011

10 secrete care pot imbunatati sistemul de management ISO/OHSAS – Nota explicativa

Gradul de „sofisticare” folosit in enuntarea cerintelor pentru sistemele de management in standardele ISO/OHSAS

Cerintele din standard sunt formulari extrem de scurte si generale care ascund foarte multe subtilitati pe care ar trebui mai degraba sa le intuiesti, sa le ghicesti, decat sa le aplici pur si simplu.

Organizatiile fac adesea eforturi in a intreprinde activitati care sa justifice conformitatea. Totusi, o analiza mai detaliata a organizatiilor arata ca acestea executa activitati pentru conformitate mai mult fortate decat naturale, care sa aduca valoare afacerii.

Un exemplu este graba cu care organizatiile elaboreaza proceduri si completeaza formulare cu tot felul de inregistrari doar ca sa demonstreze auditorilor externi ca au un sistem de management functional.

O aplicare corecta a cerintelor din standard implica:

- intelegerea vocabularului din standard, traducerea termenilor utilizati in notiuni concrete, extrase din viata organizatiei, si utilizarea lor in folosul organizatiei, pentru binele ei;

- privirea in ansamblu a cerintelor din standard ca un tot unitar convertit intr-o schema clara de functionare a sistemului de management care sa fie perfect integrat la toate nivelurile organizatiei; schema de functionare trebuie sa fie simpla si usor de utilizat;

- folosirea de instrumente de management (de exemplu, colectarea de date si analizarea acestora in vederea retinerii de informatii folositoare, transformarea informatiei in decizii, urmarirea implementarii deciziilor etc.) care sa transpuna cerintele in actiuni si actiunile in performanta.

- implicarea organizatiei in managementul de tip ISO/OHSAS, managerul de sistem avand rol mai degraba de ”consultant” pentru organizatie si nu de responsabil de conformitate;

Rolul organizatiei ca actor principal in demonstrarea conformitatii

Un audit extern de conformitate are ca obiect principal de studiu „organizatia” ca actor principal in demonstrarea „conformitatii”.

Pentru ca nu le este foarte clar acest lucru, organizatiile deleaga „un reprezentant” care sa fie interfata intre auditorii externi, standard si conformitate. In acest caz, organizatia se „protejeza” ca sa nu fie alterata, transformata, amenintata de prezenta conformitatii. Cu alte cuvinte, organizatiile prefera sa trimita la inaintare un reprezentant, care, in conditiile in care totul merge bine, sa fie in cel mai fericit caz laudat, iar daca lucrurile nu merg bine, sa fie decapitat. Organizatia trebuie sa isi vada linistita de viata ei, fara acest efort suplimentar.

Nevoia organizatiilor de a se proteja este un studiu de caz complex. Aici, rezum comentariul meu la o explicatie sumara. Atunci cand o organizatie nu intelege ca sistemele de management ISO/OHSAS au fost realizate cu scopul explicit de a aduce valoare muncii sale, ea cauta sa se detaseze de acest efort.

Mihai Dogariu
Trainer si Auditor extern
pentru Sisteme de Management ISO/OHSAS

miercuri, 5 octombrie 2011

10 secrete care pot imbunatati sistemul de management ISO/OHSAS (II)



6. Controlul operational

(Pentru utilizatorii sistemelor de management de mediu si al sanatatii si securitatii ocupationale exista aceasta cerinta de standard care naste multa neliniste).
 
Desigur, este o cerinta ca oricare alta, totusi are ceva special. In general, managerii de sistem se feresc sa vorbeasca prea mult despre ea si despre ceea ce inseamna cu adevarat. Aici este un punct critic pentru majoritatea celor care se ocupa cu sistemele de management.
 
(Este oare justificata aceasta neliniste?)
 
Daca ne referim la sistemul de management al calitatii, standardul, in capitolul 7, „se lafaie” la tot felul de ”trebuie”, iar utilizatorul are un punct solid de plecare (subcapitole de rang doi si trei). Toate compartimentele operationale sunt luate in considerare aici. Dar ce ne facem cand cerinta 4.4.6 (din ISO 14001 ori OHSAS 18001) este extrem de redusa ca informatie, iar auditorii intreaba tot felul de lucruri imposibile!
 
(Cu adevarat este o cerinta complicata!)

In exemplul pe care l-am dat mai sus, compania a ajuns la o solutie. A renuntat definitiv la a indeplini cerinta 4.4.6. A exclus-o.

7. Lucrul cu oamenii

Din fericire / nefericire, practicantii de management lucreaza mai putin cu masinile (cu obiectele in general), si predominant cu oamenii, cu mintea si cu actiunile lor.

O masinarie face in general cea ce a fost programata sa faca. Merge ori este stricata. Lucrul cu oamenii cere multe abilitati din partea managerilor. Aceasta intreprindere nu este usoara, mai ales atunci cand vine vorba despre schimbare. Iar sistemele de management, fara exceptie, se caracterizeaza printr-o permanenta schimbare si cer adaptabilitate din partea celor care lucreaza in organizatie.

8. Integrarea

Este urmatorul aspect pe lista mea. Evident este vorba despre integrarea sistemului de management ISO/OHSAS cu managementul global al firmei (al afacerii). Este unul dintre subiectele care incita cel mai mult atunci cand discutam de locul sistemului ISO/OHSAS in cadrul organizatiei. Dar sa nu intram in detalii. Aici as vrea sa punctez doar faptul ca managerii de sistem au destul de des sentimentul ca sunt intr-o barca, iar aceasta pluteste legata de un vapor (afacerea in ansamblul ei, firma). Cei din vapor se uita in jos, catre barcuta, si intreaba: cine e acolo jos?

Imi este tiparit in minte un episod legat de o instruire dedicata managerilor de sistem de mediu. Dupa ce am terminat expunerea, asteptand un gest din partea participantilor, un cursant, care fusese tot timpul atent mi-a spus: „Toate sunt bune si frumoase, dar la noi nu se va putea face niciodata asa ceva”. Evident, se gandea ca va da ochii cu top managementul si colegii si ca va avea o mare problema.

9. Eficacitatea

Este unul din termenii din jargon cel mai auzit in timpul auditului. Este unul dintre cuvintele care nu prea ii bucura pe cei care trebuie sa demonstreze cat de eficace a fost o actiune sau alta.

10. Scopul final

Aici lucrurile se complica. De ce? De multe ori facem lucruri pe care stim sa le facem bine ori foarte bine dar uitam ceva: de ce facem lucrul acesta? Este foarte interesant sa aflam de la cei care practica de multi ani lucrul cu sistemele de management care este scopul final al acestora. Revenind la exemplul de mai sus cu barca trasa de vapor. Oare ce vede cel din barca atunci cand se uita in sus la vaporul enorm aflat inaintea lui? Dar oare ce ar spune daca franghia care leaga barca s-ar rupe?

Mihai Dogariu
Trainer si Auditor extern
pentru Sisteme de Management ISO/OHSAS