Performanta unui sistem nu este definita numai de masura in care acesta isi indeplineste obiectivele. Un sistem este ”performant”daca reactioneaza eficace la schimbari. Fiind un sistem deschis, interactioneaza cu exteriorul, iar exteriorul incearca sa-l modeleze. De asemenea, organizatia, in interiorul ei, sufera modificari. Intrebarile care mi se par esentiale in legatura cu acest aspect sunt: Cat de flexibil este sistemul la schimbari (exterioare ori interioare)? Cat de repede se adapteaza la schimbari? Cat de bine se adapteaza la schimbari?
O situatie destul de des intalnita in timpul auditului este aceea a organizatiilor care doresc sa se dezvolte utilizand tot mai multe instrumente sofisticate prin care sa fidelizeze clientii sau sa atraga pe altii noi. Diferitele compartimente functionale se adapteaza din mers, iar noile tehnici sunt implementate rapid si incep sa produca rezultate. Toate bune si frumoase. Cu exceptia faptului ca sistemul de management ISO nu se modifica in niciun fel.
O astfel de situatie arata clar ca organizatia si sistemul de management sunt doua entitati diferite si functioneaza dupa reguli diferite. Evident, ceva nu merge bine in acest caz, dar discutia cauzele unei asemenea situatii este ceva mai complexa. Acum ne concentram pe rezultate. Cat de performant este un sistem de management care nu este in contact cu organizatia, cu schimbarile din cadrul organizatiei? Mai bine spus, unde este sistemul de management atunci cand se decide soarta organizatiei?
In fine, un ultim aspect legat de ”performanta” sistemului este dat de ”scopul” acestuia. In ce masura responsabilii de sisteme cunosc ”scopul” real al sistemelor de management pe care le conduc?
Am sa uzez de un exemplu clar: sistemele de management de mediu. De multe ori, in timpul auditurilor de certificare ori supraveghere, aud ca sistemul de management de mediu isi propune sa imbunatateasca conditiile de mediu din interiorul si din vecinatatea organizatiei. Intr-o oarecare masura, exista un adevar aici. Rezultatele, adica obiectivele de mediu, sunt concentrate pe reducerea impactului asupra mediului generat de functionarea organizatiei. Totusi, un responsabil de sistem de management de mediu ar trebui sa inteleaga ca scopul principal este sa tina sub control ”riscul de mediu asociat cu afacerea”. Ca orice sistem de management, si cel de mediu este subordonat afacerii, iar acest lucru este foarte important in integrarea managementului de mediu in managementul global al afacerii si in asigurarea unei functionari de lunga durata a afacerii.
Mihai Dogariu
Trainer si Auditor externpentru Sisteme de Management ISO/OHSAS
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu