joi, 15 decembrie 2011

Share-uieste sistemul sau el nu exista

Traim intr-o lume care a descoperit, sau mai bine zis, a redescoperit gustul “impartasirii” experientelor cu ceilalti. Este o lume careia ii place sa dea “share” si da “share” la ceea ce ii place. Indiferent de motivatia din spatele gestului, de apasarea acelui buton (care nu e musai sa fie dreptunghiul pe care-l stim cu totii, ci orice alta metoda) pare a depinde o portiune substantiala din starea noastra de bine.      
Noi cum am putea face sa ne aliniem la aceasta noua sensibilitate si ce ar putea sa insemne  sa “share”-uim in cazul sistemelor de management? 
Am putea incepe din interiorul firmei, unde ar putea sa insemne sa ne asiguram de existenta unui vocabular comun cu top managementul si cu angajatii. De prea multe ori am vazut, in timpul auditurilor, cum lipsa unui limbaj comun intre cei care se ocupa de sistemele de management, conducere si angajati duc catre abordari diferite ale unor probleme, in fond, comune. Sa presupunem ca sunteti responsabil de sistem. De cate ori ati comunicat catre top management probleme importante, dar nu ati primit raspunsuri? Pe de alta parte, de cate ori nu vi s-a intamplat sa primiti de la top management directii de actiune pe care nu le intelegeti. Poate ca nu traiti pe planete diferite si poate ca raspunsurile lor se refera tocmai la problemele semnalate de voi. Doar ca top managementul vorbeste limba lor, voi pe a sistemelor. Si de aici neintelegerea. Pe de alta parte, comunicam cu angajatii de la nivel operational. Le transmitem proceduri si reguli. Raspunsul de acolo e confuz. Oare or fi inteles?  
Sa  “share”-uiesti sistemul ar putea sa insemne si renuntarea la ideea unui sistem / departament ISO izolat de organizatie. Intr-un post trecut vorbeam despre “barcuta mica plutind in spatele vaporului mare”, in care barcuta era sistemul de management ISO si vaporul organizatia. “Sharing”-ul ar putea fi, in acest caz, aducerea oamenilor din barcuta pe vapor.  
Sa intelegi si sa utilizezi auditul intern ca un instrument diferit de auditul extern ar fi cea de-a treia modalitate prin care ai putea sa impartasesti sistemul cu cei din propria organizatie. Prin asta vreau sa spun ca a te concentra, in cadrul auditului intern, pe imitarea auditului extern s-ar putea sa aduca mult mai putine beneficii decat utilizarea auditorilor interni ca facilitatori ai comunicarii si apropierii intre cei care se ocupa de sistem si restul oamenilor din organizatie.

In fine, poti (si e de dorit!) sa faci share sistemului tau si in exteriorul firmei tale, comunicand si, mai ales, facand schimb de experiente cu cei din alte organizatii care se ocupa de acelasi lucru. Sunt sigur ca, daca, pentru o zi, am purta o banderola toti cei care lucreaza cu sistemele, ne-am da seama ca suntem foarte multi. Din pacate, de multe ori trecem unii pe langa ceilalti ignorand ca poate trecatorul de langa noi are raspunsul la intrebarea chinuitoare despre ce inseamna, de fapt, sa implementezi cerinta aia care ne da batai de cap de atata vreme.
Cred cu convingere ca a “share”-ui nu mai este o moda sau un capriciu. De capacitatea de a impartasi experientele cu ceilalti poate depinde, in unele cazuri, chiar supravietuirea, inclusiv a sistemelor de management pe care le conduceti. Start sharing your system today!
Mihai Dogariu
Trainer si Auditor extern
pentru Sisteme de Management ISO/OHSAS
Postul a fost inspirat de prezentarea “Share-uieste sistemul sau el nu exista”, pe care am sustinut-o in cadrul zilei dedicate clientilor de catre TUV Karpat, in data de 14.12.2011.