Pentru multe organizatii ziua auditului extern este una destul de frustranta. Este ziua “portilor deschise”. Ea este, de obicei, prefatata de pregatirea auditului.
Acesta etapa este una continua, de zi cu zi, de la un audit la urmatorul, pentru unele organizatii. Pentru altele, este o munca cu un maxim din partea managerului de sistem. Pentru acesta, maximul apare, de regula, cu o luna inainte de audit. Pentru ceilalti angajati ai organizatiei - cu o saptamina sau o zi inainte. Pentru alte organizatii este o chestiune pasata consultantilor externi.
Nu am sa discut de prima situatie, care reprezinta varianta ideala. Nici de ultima. Consultantul isi asuma intreaga responsabilitate pentru reusita operatiunii. Haideti sa discutam despre eforturile la care este supus un manager de sistem inainte de audit. Evident ca nu vorbesc despre o regula generala si ca am simplificat destul de mult cele prezentate, dar etapele prezentate mai jos sunt lucruri pe care managerii de sisteme le descriu adesea.
Prima etapa este “stergerea prafului”. Pentru ca standardul cere, iar auditorii verifica acest lucru, managerii de sisteme stiu ca documenele si inregistrarile de sistem sunt importante. Asa ca, inainte de audit, dosare intregi cu tot felul de proceduri, instructiuni si inregistrari sunt luate de la locul lor in care au stat ceva timp. Ele trebuie sa reinvie pentru momentul cel mai important din viata sistemului: auditul extern de conformitate ISO/OHSAS.
Un pas logic care urmeaza este “improspatarea”. Vechile documente trebuie sa arate ca traiesc si produc efecte. Modalitatile utilizate sunt, de regula, concentrate pe completarea formularelor, actualizarea datelor pe care le contin si a datei calendaristice. Aceasta etapa este una care consuma timp si genereaza frustare. De multe ori, in afara unui sistem informational bine controlat, managerii fac eforturi mari de a reconstitui activitati consumate de-a lungul timpului.
Etapa urmatoare: “alergarea”. Managerii de sistem stiu ca auditorii cauta inregistrarile, dar si documentele la fiecare departament in parte. Aceasta etapa este una care necesita eforturi fizice si psihice sustinute. Nu este suficient ca organizatia este mare, dar si convingerea colegilor necesita subtilitati de limbaj si atitudine. Daca si acest lucru este rezolvat, se merge mai departe.
Ce urmeaza? “Reconstituirea”. Odata puse bazele sistemului de management care functioneaza, acum ramane de rezolvat problema obiectivelor indeplinite. Aici lucrurile sunt mai sensibile pentru ca munca se consuma de regula cu top managementul sau pe langa acesta. Ideea este ca trebuie gasite toate piesele puzzle-ului, de la definirea obiectivelor si implementare la analiza si performanta.
”Marea debarasare” sau marea curatenie. Aceasta etapa se consuma in doua faze separate. Prima este caracterizata printr-o curatenie fizica a spatiilor ce urmeaza a fi vizitate. Managerul de sistem se asigura ca drumul parcurs de auditori prin organizatie este impecabil, asa cum se vede prin reviste. Ceea ce nu este perfect intra in faza a doua de curatenie: sectoarele sensibile isi vor inceta activitatea pe toata perioada de realizare a auditului. Pentru acest pas exista intotdeauna un motiv foarte bine documentat.
Pasul urmator: “Recapitularea”. Auditorii externi lasa, de regula, dupa audit, cateva sarcini legate de corectarea ori imbunatatirea sistemului de management ISO/OHSAS. La auditul urmator, ei asteapta sa vada in ce masura organizatiile asigura conformitatea cu aceste cerinte. Managerii de sistem stiu ca acest lucru este important si ca trebuie sa faca ceva pentru a demonstra ca se conformeaza.
Ultimul pas. “Eliberarea”. Managerul de sistem se detaseaza complet de toate presiunile premergatoare auditului si se concentreaza pe partea formala a auditului, sala de intalnire, cuvintele de intampinare, zambete etc.
Mihai Dogariu
Trainer si Auditor extern
pentru Sisteme de Management ISO/OHSAS
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu